作為與人們日常生活息息相關的機構，醫院每天都要處理大量的醫療文檔和材料，包括各種病例、膠片、診斷書等等，因而單純依靠傳統手工庫房管理的方式已經明顯無法滿足醫療機構當今信息管理的需求：紙質文檔的缺陷自不必說，沒有備份的原始病例容易丟失或污損；醫院內部很難對文檔進行調閱，更不要說遠程共享，不但無法滿足現代化辦公的需求，也不能適應“國際電子醫療信息化趨勢”；文檔的手工查閱費時費力，勞動強度很大，工作效率難以提高；一旦出現歸檔錯誤，很難找到所需的重要病例資料；膠片文件在無特殊防護條件下保存，極易受到水、火及蟲鼠叮咬等的威脅，如發生霉變則影響日后觀察效果，從而造成不可挽回的損失；影像病例檔案庫“片滿為患”，隨著病例檔案數量的進一步增加，有限的存儲空間給檔案存儲與管理帶來了諸多不便，相關費用亦大幅上升�！�

利用指南者高清拍攝儀將紙質文件轉化為電子版，并利用指南者高清拍攝儀獨有的條碼識別功能將文件存放到指定的文件夾，指南者高清拍攝儀的掃描速度最快可達一秒，快速實現紙質病案圖像數字化，為醫院病案數據化奠定基礎。同時，數字化病案的使用，可以隔離紙質病案，可以大大降低病案的物理存儲空間，避免病案內容丟失與損壞，更有效地保護病案原件。

可通過醫院其他信息系統提供的數據接口，實現病案信息與HIS系統、PACS系統、腦電圖像系統、心電圖像系統、檢驗數據系統、手術室操作錄像系統等的數據交換。